如何決定“元老”級別行政人事專員的去與留?

　　如何決定“元老”級別行政人事專員的去與留?

　　【案例】

　　我是一家小型工藝設(shè)計(jì)公司老板，人員規(guī)模在60人左右。這幾年，公司發(fā)展速度較快，組織架構(gòu)也不斷完善，目前，正是快速擴(kuò)張時(shí)期，公司需要一個(gè)行政人事主管，專門負(fù)責(zé)公司內(nèi)部行政與人事工作，使公司內(nèi)部管理逐步走向規(guī)范。但該崗位現(xiàn)在是空缺，只有一個(gè)任勞任怨行政人事專員，這個(gè)小姑娘自從我創(chuàng)業(yè)以來，就一直在公司里，大概有六年的時(shí)間了，創(chuàng)業(yè)前期經(jīng)常因?yàn)槿耸滦姓ぷ骷影嗉狱c(diǎn)，我對她非常信任，并在公司公開場合多次對她進(jìn)行點(diǎn)名表揚(yáng)。她在公司也好像有很高的威望，如果她的能力再好一點(diǎn)，行政人事的管理工作，我肯定是交給她來做的。

　　最近，我招聘了一個(gè)行政人事主管，這個(gè)主管雷厲風(fēng)行，做事效率高，能力強(qiáng)，我比較認(rèn)可，但奇怪的是，不到兩個(gè)月她就離職了。后來我又陸續(xù)招聘了幾個(gè)行政人事主管，奇怪的是招聘來公司的行政人事主管每個(gè)待得時(shí)間都不會太長，“走馬觀花”似的一個(gè)接一個(gè)的換，我也試圖和這些離職的行政人事主管聊過，但我感覺他們并沒有說出真正離職的原因。

　　有一天中午，我和一個(gè)部門主管在電梯門口碰上，我們相約一起去吃飯。我和他聊了關(guān)于公司行政人事主管為何總是待不了多長時(shí)間就離職了，他說是因?yàn)槟莻€(gè)行政人事專員小姑娘的原謂“行政人事專員”，很多時(shí)候，在公司新來的行政人事主管推動(dòng)什么工作都推動(dòng)不了，因?yàn)檫@些主管都得不到這個(gè)行政人事專員的支持和資源上的幫助。另外，因?yàn)槟鷮@個(gè)行政人事專員很信任，她在很多時(shí)候，都有可能會代表您在公司內(nèi)部發(fā)聲，她很多時(shí)候就被稱作您的“代言人”了。比如上次有個(gè)新來的行政人事主管說要公司各個(gè)部門的人都提交一份信息表，但是沒有人理會這件事情。但行政人事專員一說，大家紛紛都交上了。其實(shí)，很多事情，是這個(gè)崗位上的專員不給予行政人事主管以支持，導(dǎo)致無法開展工作。

　　被部門經(jīng)理這樣一說，我好像明白了行政人事主管為何總是待不住了?；厝ズ螅艺疫@個(gè)小姑娘單獨(dú)進(jìn)行了溝通，但效果不是很明顯，后來招聘的主管也紛紛離職。但是這個(gè)小姑娘任勞任怨，公司行政人事工作基本全部承擔(dān)，但是能力上有較大欠缺，短期內(nèi)不能滿足公司發(fā)展需求，對于像這樣“元老”級別的任勞任怨的行政人事專員，我是該辭退還是留用?

　　【案例分析】崗位設(shè)計(jì)，打破壟斷，提高留任成功率

　　案例所描述的情況是典型的“崗位壟斷”現(xiàn)象。所謂崗位壟斷，是指一個(gè)崗位由一個(gè)員工長期從事，該員工掌握著該崗位的全部資源和信息，無論是內(nèi)部的組織工作還是外部的協(xié)調(diào)工作都由該員工一個(gè)人負(fù)責(zé)，任何人包括該員工的上級主管都無法在他的工作上插手，就算插手也解決不了問題。

　　案例中的“元老”級別的行政人事專員小姑娘就是這樣一個(gè)崗位壟斷者，在她身上體現(xiàn)出的崗位壟斷的基本特征是：自公司創(chuàng)業(yè)起就入職;工作勤奮刻苦，深得老板信任;在員工中享受較高威信，被同事認(rèn)定為老板的“代言人”;公司行政人事工作全部一人獨(dú)攬。

　　以上這些特征與崗位壟斷的特點(diǎn)基本上是完全符合的，因此我們可以認(rèn)定案例中的行政小姑娘實(shí)際上就是公司的一個(gè)崗位壟斷者。

　　實(shí)際上，老板對行政人事專員的信任不是沒來由的，也不是任意而為的，而是有深刻的內(nèi)在原因的。一個(gè)公司，在從無到有、從小到大的發(fā)展過程，除了老板把公司當(dāng)家之外，排在第二位的人當(dāng)屬行政人事人員，這一點(diǎn)案例里也講到了—“行政人事專員在公司創(chuàng)業(yè)期經(jīng)常加班加點(diǎn)，在很多時(shí)候被稱為老板的‘代言人’”。行政人事專員作為公司和員工的接口，無論新員工招聘還是老員工離職，都要由行政人事專員經(jīng)辦，如果恰巧行政人事專員比較擅長和員工聊天、談心的話，員工們會把她作為和公司交流的重要途徑，而她也會稱為其他員工留任的關(guān)鍵要素。

　　基于這樣的認(rèn)識，我們再來分析行政人事小姑娘在公司的價(jià)值。她存在的價(jià)值實(shí)際上是非常大的，原因就在于，是她在員工和公司之間扮演了潤滑劑的作用，她的存在對于留住人才以及激發(fā)員工士氣等方面都發(fā)揮不可替代的作用。老板之所以想招聘行政人事主管，實(shí)際上是看到了行政人事小姑娘在專業(yè)能力方面的短板，希望可以從外面請專業(yè)人員快速提升公司在這一方面的工作水平。

　　因此，老板根本無需糾結(jié)對于行政人事小姑娘是留還是走的問題，她的去留原本就不在老板考慮的范圍之內(nèi)，對于這個(gè)問題，答案毫無疑問，一定要留。不但要留，而且要留得大張旗鼓。

　　實(shí)際上，老板要解決的真正問題是管理問題，也就是所謂的打破“崗位壟斷”，下面談三點(diǎn)解決措施。

　　1.做好工作分析，劃分行政工作與人事工作的范圍和界限

　　公司的發(fā)展階段決定了行政人事工作要從事務(wù)性走向?qū)I(yè)化，特別是人事工作的專業(yè)化。因此，公司需要認(rèn)真審視目前所處的發(fā)展階段，明確當(dāng)前階段公司業(yè)務(wù)運(yùn)作對行政人事工作的要求，對行政人事部的工作職能定位和職責(zé)進(jìn)行細(xì)化梳理，形成系統(tǒng)化的職責(zé)文件，以此作為行政人事工作開展的基礎(chǔ)。特別重要的是要把行政工作和人事工作分開，分別對兩項(xiàng)工作進(jìn)行定位，提出要求。

　　2.做好崗位設(shè)計(jì)，明確崗位分工

　　盡管行政與人事工作進(jìn)行了專業(yè)化分工，但由于公司的規(guī)模還處于初級階段，目前兩項(xiàng)工作仍歸屬同一個(gè)部門。因此，在部門工作職能清晰的基礎(chǔ)上，對行政人事部的崗位進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，設(shè)一個(gè)主管崗位，一個(gè)行政專員崗位，一個(gè)人事專員崗位。明確各崗位的工作職責(zé)與任職資格要求，形成崗位說明書，作為員工管理和招聘的基礎(chǔ)。

　　3.晉升老員工，招聘新員工

　　對于“元老”級的行政人事小姑娘，給予晉升機(jī)會，晉升為行政人事主管，在工作分工上全面管理部門工作，兼職行政專員崗位，在行政工作方面投入80%的精力，其余20%的時(shí)間精力放在人事工作的監(jiān)管上。

　　對于新員工的招聘，主要定位是人事專員，主要任職要求是從事人事工作1年以上，參與人事工作的招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬的幾個(gè)模塊，對人事工作有熱情等。這樣的定位比原來老板的要求低，但有效留任的可能性就大多了。

　　這樣設(shè)計(jì)的理由有兩個(gè)方面。首先，從定位上來講比以前低，以前招聘的是主管，職位高于行政人事小姑娘，而現(xiàn)在是專員，職位在行政人事小姑娘的領(lǐng)導(dǎo)下;其次，專業(yè)做了劃分，行政人事小姑娘負(fù)責(zé)自己比較擅長而且可以快速提升的行政工作，而新員工負(fù)責(zé)人事工作，兩個(gè)專業(yè)劃分比較明顯，互相職責(zé)沒有交叉，減少崗位信息不對稱，也有利于打破崗位壟斷。

　　通過上述措施，公司不但可以留住以司為家的老員工，激勵(lì)員工的士氣，而且優(yōu)化了公司的管理機(jī)制，細(xì)化了崗位分工，打破了崗位壟斷，對外部專業(yè)人員敞開了大門，可以大大提高外部人才的留任率和專業(yè)化工作的效率。

　　來源：中國人力資源