職場：管好你的工作郵件

　　每天不收到幾封上司的郵件，你簡直會懷疑自己是不是記錯了上班的時間。對于大部分公司人來說，處理工作郵件已經(jīng)成為職場中不可避免的基本命題。

　　有些公司人很容易就對付掉來自上司和客戶的工作郵件，而另一些人則沒有那么走運(yùn)，歸根結(jié)底，他們的郵件實在太多了。

　　李顯最近遇到了一些不大不小的麻煩：有時候讀郵件會走神，打開下一封就不記得上一封的內(nèi)容了，或者偶爾一兩次忘記回復(fù)同事的工作郵件。

　　不僅如此，他還常常被郵件打亂工作節(jié)奏，從而拼命加班。雖然因忙亂造成的失誤得到了及時補(bǔ)救，但李顯還是反省了一下自己。

　　作為一名市場部工作人員，李顯每天至少會收到五六十封郵件。因為承擔(dān)著大量的協(xié)調(diào)工作，時常需要快速的決策與回復(fù)，李顯為自己設(shè)定了郵件提醒，以便及時看到并處理每封工作郵件。

　　但看起來沒有那么容易。每隔幾十分鐘便飛來的郵件提醒，讓李顯不斷放下手邊的工作去打開郵箱。成塊的工作時間被打斷，于是加班變成家常便飯。偶爾郵件來得太過密集，處理完同事的請求后他甚至?xí)浛蛻裟沁呥€需要轉(zhuǎn)發(fā)一份數(shù)據(jù)資料。

　　這樣的糟糕情況似乎并不少見。

　　隨便到哪個辦公室，都能找到一兩個被埋沒在電子郵件里的公司人，他們飛快地敲擊著鍵盤，強(qiáng)迫自己記下所有的指令、決策以及要求，每時每刻都在多線程工作，還得在完成事務(wù)之后快速反饋回復(fù)，最好還是措辭清晰嚴(yán)謹(jǐn)，恨不得讓電腦那頭的上司和客戶都能看到自己對工作的熱切之心。

　　如果陷入這樣一種狀況，還是要反思一下自己的工作方式，尤其細(xì)化到郵件處理方式。

　　郵件太多并不能成為工作完成不好的借口，年終考評的時候大概哪里都沒有類似“正確及時地處理工作郵件”的考核選項。

　　為了郵件而影響工作，看起來是筆不劃算的買賣。換一種辦法，讓郵件為效率服務(wù)，當(dāng)然有可以實現(xiàn)這個目標(biāo)的解決方案。

　　比如李顯重新規(guī)劃了自己的郵件處理時間，辟出專門的時間段處理郵件，過了這個時間點，除非是最緊急的事務(wù)，其它郵件一概按照發(fā)件人主題打上標(biāo)簽，留到下個時間段再一一解決。

　　一開始還不太習(xí)慣，李顯總是強(qiáng)迫性地想在第一時間把所有郵件都處理回復(fù)。又吃了幾次加班虧之后，他開始堅持自己的時間段原則，工作效率漸漸有了提高。

　　比如三小時建一個市場方案，原先這項工作得讓李顯忙上一整天。如果沒有成塊的時間，每次被打斷的思路至少得花上十五分鐘才能重新恢復(fù)感覺。

　　事實上，用零碎的時間來處理郵件才是比較明智的辦法。

　　除去開會和同事之間的寒暄，能夠?qū)Ｗ⒌墓ぷ鲿r間本來就那么多，若不系統(tǒng)有序地安排事務(wù)，埋頭于郵箱中收發(fā)回復(fù)甚至調(diào)整格式和字體大小，現(xiàn)在看來是不是有些得不償失？

　　當(dāng)然也別忘了調(diào)節(jié)自己的閱讀習(xí)慣。

　　比如遇到長郵件，沒有必要逐字逐句讀清楚，但如果剛換的新上級喜歡在中間段落寫上重要信息，也別因為以往的習(xí)慣而忽略過去。那句總被人掛在嘴邊的“細(xì)節(jié)決定成敗”，最適合用來檢閱收發(fā)郵件這樣的小事了。另外，在此也提醒一下公司人們，如果是在準(zhǔn)備寫一封長郵件的時候，請一定把郵件內(nèi)容里的要點在開頭就清楚地列出來。

　　千萬別輕視了它們，即使是收發(fā)郵件這樣的小事，解決掉重重障礙也沒那么簡單。

　　技術(shù)性問題

　　處理郵件也是一門技術(shù)活，不是你閱讀理解力強(qiáng)就能做圓滿的。

　　什么時候處理郵件？

　　隨便搜一下Chrome瀏覽器的應(yīng)用，就能找到不止一種提醒新郵件的插件。即使在處理其他事務(wù)，這個安置在瀏覽器中的小圖標(biāo)也能隨時標(biāo)記新入郵件。裝上提醒是很必要的，但要不要即時處理？這是一個問題。

　　如果你的郵件量并沒有多到讓人抓狂，即時處理新郵件當(dāng)然是及時溝通、避免錯過重要事務(wù)的好辦法，而一旦公司人每天收到四五十封甚至更多工作郵件，又是另外一種狀況了。

　　楊冬的辦法是“定時處理”，每天分出早上和晚上的時段，用兩個小時去處理重要郵件。除了對最高優(yōu)先級的郵件隨手回復(fù)，過了固定時間就把郵箱暫時拋到一邊。

　　如果你正好在寫代碼，或者做報表，集中注意力去做手上的事情好了。沒有必要隨時隨地都在對付郵件，以免接踵而來的郵件分割了成塊工作時間，還把你弄得焦頭爛額。

　　選擇什么工具？

　　不要覺得Outlook、Lotus Notes、Foxmail是些過時的東西，事實上大公司更喜歡這樣的郵件處理系統(tǒng)。除了收發(fā)郵件之外，在大公司的工作流程當(dāng)中，郵件系統(tǒng)還承載著日程安排、審批等功能，甚至可以從聯(lián)系人列表中看到組織權(quán)力分布的全貌。

　　不僅如此，找到適合的郵件工具無疑可以為自己帶來方便。郵件除了承載著匯報、知曉情況，及溝通等功能外，還可以作為個人的一個數(shù)據(jù)庫。

　　也有像Sparrow這樣聰明簡潔的郵件工具，這個創(chuàng)新者讓發(fā)郵件和發(fā)微博一樣簡單迅速。雖然它沒有高級附加功能，但回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、收藏、刪除和標(biāo)記已經(jīng)足夠日常應(yīng)用。

　　大部分公司人需要使用公司郵箱去處理郵件。通常會有一個工作／私人郵件的區(qū)分，分別使用公司/私人郵箱進(jìn)行收發(fā)。對于后者而言，大概沒有哪個像Gmail一樣獲得一致好評。若有超大附件的需求，網(wǎng)易和QQ郵箱這時候可以派上用場。

　　用什么終端？

　　能夠聯(lián)網(wǎng)的工具就是這些：電腦、手機(jī)，再加上iPad和Kindle Fire這樣的平板電腦。電腦的好處當(dāng)然是能夠從容回復(fù)，但對于大部分公司人來說，通過手機(jī)便捷回復(fù)也可以快速解決一些事務(wù)。

　　手機(jī)與郵箱同步，好處在于不會遺漏高優(yōu)先級的郵件，能夠做到及時處理。在出租車和餐廳等位過程中查收郵件的公司人不在少數(shù)，利用好碎片時間，也省了些回家加班的時間。當(dāng)然被打擾的情況也并非沒有，如果適逢假期，給郵箱提醒設(shè)個靜音好了。

　　像Lotus Notes這類系統(tǒng)使用起來就可以先用手機(jī)上網(wǎng)收下所有郵件，離線集中處理，最后再上線發(fā)出。

　　平板電腦的好處更加明顯一些。在這樣一個無法寫文案、編代碼或者做PS的工具上，快速瀏覽并處理人與人之間的關(guān)系成為它最大的優(yōu)勢之一。

　　技巧性問題

　　每個人都有自己的使用偏好，技巧的高劣與工作效率有一定關(guān)系。

　　Label、Tag和文件夾

　　文件夾曾經(jīng)是為郵件歸檔的好辦法，在公司郵件系統(tǒng)里用這個方法來建立個人的數(shù)據(jù)資料庫現(xiàn)在仍然是很常見的。

　　不過今天的情況似乎比以前更復(fù)雜了，往往一封郵件牽涉到的內(nèi)容眾多，歸在一個分類下會導(dǎo)致搜索上的不便。用羅朗的話說，如果自己收到一封郵件，它可能來自上司，同時是急需完成的，并且牽涉到某一項業(yè)務(wù)。用文件夾就會很猶豫要歸檔到哪里去，即使是經(jīng)過再三思考的決定，日后也不容易索引。

　　大部分郵箱都開始支持標(biāo)簽，比如標(biāo)簽的先行者Gmail看起來又更進(jìn)了一步，不僅可以直接使用鼠標(biāo)拖拽標(biāo)簽分類，還包含可以自動歸類的智能標(biāo)簽。

　　不要忘了另一個名為標(biāo)記的小功能，給重要、優(yōu)先和需要及時回復(fù)的郵件做標(biāo)記，回復(fù)完再做一個標(biāo)記。這樣做起碼可以避免“茶歇的時候用手機(jī)看完，打算到電腦上回復(fù)，結(jié)果坐到辦公桌前就完全忘記了”的事情發(fā)生。

　　借助其它工具進(jìn)行時間管理

　　“明天上午找部門經(jīng)理做工作總結(jié)，后天下午2點開始報銷，下周一要見客戶”……這些通過郵件被告知的日程如果不及時處理，很容易淹沒在不斷涌入的新郵件當(dāng)中。

　　除了一筆一劃地抄在自己的記事本上，事實上還有些更容易的辦法，比如把日歷功能用起來。

　　以O(shè)utlook為例，直接用鼠標(biāo)把郵件拖動到日歷選項，選擇日期填寫地點，這樣就建立好一個提醒日程。

　　同樣也有將日歷整合得很好的郵件系統(tǒng)，比如當(dāng)Gmail發(fā)現(xiàn)在郵件內(nèi)容中出現(xiàn)日期、時間、地點等資料時，它便會在界面的右邊顯示日歷圖示，并問你是否想把這事項加進(jìn)Google Calendar之內(nèi)。Gmail還可以設(shè)置郵件推送提醒，以免用戶忘記需要做的事情。

　　辨別重要郵件

　　自從付昱沒有及時看到郵件而錯過開會，他自己琢磨出了一套分類和提醒。先按照發(fā)件人將郵件歸類，然后按照發(fā)件人的重要性挨個看主題。如果有特別緊急的，加上緊急標(biāo)簽。遇到一些需要做完再回復(fù)的重要郵件，他的解決辦法是設(shè)定鬧鈴，一小時提醒一次，處理完再將其取消。

　　他的另一個辦法是，讓同事們都知道自己郵件數(shù)量比較多，這樣如果有重要的事務(wù)，經(jīng)常來往的發(fā)件人一般會通過電話或MSN給個通知。

　　楊冬則有更系統(tǒng)的辦法，對新郵件先看收件人和抄送者，再看主題來判斷郵件是否重要。如果收件人里沒有上級和平級，優(yōu)先等級就相對比較低；如果是公司重點的項目就第一時間打開處理；而如果自己只是被抄送的對象，這樣的郵件一般就不會回復(fù)。

　　其它的小習(xí)慣

　　大概會有人遇到長郵件就不知道該怎么辦。比較幸運(yùn)的情況是收到的工作郵件廢話不多，按照邏輯和事項分條目羅列清楚，讀起來不會太困難。如果是更加熟悉的發(fā)件人，比如上司喜歡開門見山的說重點，結(jié)尾通常沒有重要事情，那么讀到最后一帶而過也是常有的情況。

　　也不免會遇到比較嗦的發(fā)件人，為了避免讀到一半就不想再讀下去，或者習(xí)慣性遺漏重點，羅朗的解決辦法是將前后寒暄和背景介紹都忽略掉，直接從問號之前開始讀起。

　　主題中七八個“Re”大概也會讓公司人失去仔細(xì)讀郵件的耐性，這時候用上客戶端是個不錯的選擇。比如Sparrow和Gmail一樣，能夠?qū)⑼恢黝}的郵件整合在一起，避免了過多回復(fù)的情況。

　　韋瑋

　　凱捷咨詢跨國企業(yè)業(yè)務(wù)高級經(jīng)理

　　C：處理工作郵件時最重要的是什么？

　　W：最重要的是判斷收到郵件的重要性和緊急性。有些人會按照收到的次序一封一封點開看，郵件比較少的時候可以這樣，多了就不行。通常收到郵件會先看發(fā)件人和主題(所以對于寫郵件的那方來說標(biāo)明主題很重要)。以我自己為例，最重要的當(dāng)然是直接上司的郵件，還有大約20%來自再上一級的上司。一般在我管理范圍兩級之外的就不太重要。其次，下屬的郵件我會認(rèn)真看一下，但數(shù)量比較多的情況下有些我會直接電話回復(fù)。另外，其實CEO發(fā)來的不用急著看，可能也重要，但沒那么緊急，因為如果是急事的話直接上司就會通知。另外，郵件是直接發(fā)送、抄送還是轉(zhuǎn)發(fā)給你的，也是判斷依據(jù)之一。

　　C：哪些郵件要留底，哪些絕對不能用私人郵箱收發(fā)？

　　W：前者主要是需要留存證據(jù)的那一類。內(nèi)部郵件比如老板布置的一些界線模糊的事情，或者老板的承諾，以及與之探討職業(yè)生涯的一些想法之類的郵件。另外還有和客戶相關(guān)的重要郵件。

　　對于工作和私人郵箱這一點來說，二者必須分開。

　　C：郵件是否要隨時查看隨時回復(fù)？

　　W：以我個人為例，早上我會把手機(jī)上關(guān)聯(lián)的公司、私人郵箱查一遍，看一下發(fā)件人和主題。一般內(nèi)容比較短、大概用100字以內(nèi)可以說清楚，或者非常緊急的郵件，都用手機(jī)回。重要的郵件做一個紅旗標(biāo)注，過一段時間再好好看。

　　C：公司人平時在發(fā)掘公司郵件系統(tǒng)的各種功能上要發(fā)揮主動性。

　　W：這一點也挺重要的。通常大公司會用Outlook或者Lotus Notes的郵件系統(tǒng)。Notes的審批、離線操作文檔、數(shù)據(jù)庫等功能都非常實用。入職時可能公司會有個簡單培訓(xùn)教你使用這個系統(tǒng)。這個系統(tǒng)非常開放，平時自己也可以研究如何更高效地使用它，或者和IT部交流，網(wǎng)上也有很多此類的帖子。

　　總之，郵件是工作中一個主要的溝通手段。一些大公司里的績效考核都比較簡略，關(guān)于你performance的東西都在郵件里。上下級主要的溝通也都通過郵件。它優(yōu)于口頭溝通的特點是它不建立在情感的基礎(chǔ)上，比較solid，傳遞需要確定的、嚴(yán)格執(zhí)行的東西。